La nota spese si chiude in strada, non a fine mese

Sì, a partire dai dati del veicolo che ogni persona dichiara nel proprio profilo: marca, modello, alimentazione e cilindrata. Il sistema associa la voce corrispondente della tabella ACI dei costi chilometrici e la moltiplica per i chilometri della trasferta. Le tabelle vengono aggiornate quando ACI pubblica quelle nuove, e ogni conteggio conserva l'indicazione della tabella usata, così un rimborso calcolato a gennaio resta leggibile anche a dicembre.

No, e nessuno strumento può prometterlo. L'articolo 51 del TUIR distingue le trasferte fuori dal territorio comunale dalle altre situazioni e collega la non concorrenza al reddito a condizioni precise, tra cui il rispetto dei limiti riconducibili alle tabelle ACI e la corretta documentazione del viaggio. NoteSpesePro raccoglie e ordina gli elementi che servono a quella valutazione, ma il trattamento fiscale e contributivo lo stabiliscono il tuo consulente del lavoro e il tuo commercialista.

No. L'applicazione funziona sul telefono personale del collaboratore e chiede solo l'accesso alla fotocamera per catturare i giustificativi. Chi preferisce può lavorare da browser e caricare le immagini dal computer, per esempio quando rientra in sede con le ricevute della settimana. Non è previsto nessun tracciamento continuo degli spostamenti: le tappe le inserisce la persona.

Nel profilo di ogni persona si indica il rapporto: dipendente, collaboratore coordinato e continuativo, amministratore o professionista con partita IVA. La raccolta dei giustificativi e il calcolo dei chilometri funzionano allo stesso modo, mentre il riepilogo tiene separate le posizioni, perché il riaddebito delle spese di un professionista e il rimborso a un dipendente seguono strade contabili diverse. Le esportazioni arrivano allo studio già divise per tipologia.

Non è una decisione che spetta al software. La conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti in formato digitale deve seguire un processo conforme alle regole tecniche vigenti, e la scelta di distruggere l'originale cartaceo va concordata con il commercialista e con il responsabile della conservazione. NoteSpesePro conserva l'immagine leggibile del giustificativo insieme ai dati della spesa e la esporta in un archivio ordinato, pronto per essere versato nel sistema di conservazione che usi.

Per ogni riga si indica come è stata pagata la spesa: carta aziendale, carta personale, bonifico o contanti. Puoi impostare regole che segnalano le categorie per le quali la tua azienda richiede il pagamento tracciabile o la fattura intestata alla società, così l'anomalia emerge in fase di approvazione e non mesi dopo. Le conseguenze fiscali di quelle scelte restano materia del tuo consulente.

No, e il prodotto è costruito per non diventarlo. Non c'è geolocalizzazione continua e non esiste una mappa che mostri dove si trova una persona in tempo reale: vengono registrate solo le tappe che il collaboratore inserisce per giustificare la trasferta. È una differenza importante, perché gli strumenti che consentono un controllo a distanza dell'attività dei lavoratori ricadono nella disciplina dell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.

NoteSpesePro esporta riepiloghi per persona, per mese, per commessa e per categoria di spesa, in formati che si aprono in qualunque foglio di calcolo e si importano nei gestionali più diffusi. Lo studio commercialista e il consulente del lavoro possono ricevere un accesso in sola lettura, oppure il file mensile con i giustificativi allegati. Se hai un tracciato particolare da rispettare, scrivilo nel form: la verifichiamo prima di proporti un piano.